員工離職一般是兩種情形，一是員工主動(dòng)離職，其二是公司主動(dòng)辭退。對(duì)于HR經(jīng)理而言，處理員工離職是件不輕松的事情。而處理好員工離職的面談管理，在HR的工作中既要注意方式，也不能疏虞細(xì)節(jié)。那么，在實(shí)際工作中如何處理好這兩類(lèi)離職的員工的溝通工作呢?
首先，我們先談主動(dòng)離職員工的溝通面談管理工作。
一般而言，員工提出離職不外乎三個(gè)方面，即來(lái)自外部因素的干擾，比如受社會(huì)價(jià)值觀趨勢(shì)的影響、交通環(huán)境的影響及更好的工作機(jī)會(huì)等原因;二是受企業(yè)組織內(nèi)部因素的影響，比如薪資福利不佳、不滿(mǎn)上司領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格、缺乏升遷發(fā)展機(jī)會(huì)、工作負(fù)荷過(guò)重壓力大、不受重視無(wú)法發(fā)揮才能等;三是來(lái)自個(gè)人因素，比如家庭原因、人格特質(zhì)、職業(yè)屬性以及個(gè)人成就動(dòng)機(jī)因素。
出現(xiàn)上述的情況，都可能產(chǎn)生員工離職的事情發(fā)生。當(dāng)員工一旦確定要離開(kāi)公司，除了依照公司標(biāo)準(zhǔn)化的離職作業(yè)程序，包括填寫(xiě)離職單、離職面談、核準(zhǔn)離職申請(qǐng)、業(yè)務(wù)交接、辦公用品移交、監(jiān)督交接、人員退保、離職生效、資料存檔到整合離職原因的一系列程序之外，離職面談是相當(dāng)重要的一環(huán)。
行之有效的離職面談，可以幫助HR了解到員工離職的真正動(dòng)因，幫助公司改進(jìn)制度、管理、績(jī)效等方面可能存在的不足，甚至及時(shí)留下那些并非不可抗力導(dǎo)致離職的核心員工。員工離職對(duì)組織會(huì)造成很多影響，一旦離職的事實(shí)發(fā)生雙方也都應(yīng)以開(kāi)闊的胸襟坦然面對(duì)，共同找出問(wèn)題癥結(jié)。即使公司與員工雙方無(wú)法再繼續(xù)共事下去，也不應(yīng)有產(chǎn)生傷害對(duì)方的情形發(fā)生。由于離職者的心態(tài)多半是對(duì)公司產(chǎn)生不滿(mǎn)，一旦離開(kāi)后可能會(huì)有詆毀公司的情形發(fā)生，對(duì)于企業(yè)形象會(huì)有很大的影響，因此做好離職管理可以預(yù)防很多不利于公司的行為發(fā)生。
HR經(jīng)理如何做好離職員工的面談工作呢?可以從以下方面入手：
一、面談前的準(zhǔn)備工作。
不要讓面談處于壓抑的環(huán)境空間中，因此面談的地點(diǎn)應(yīng)該選擇在輕松、明亮的空間里進(jìn)行，包括準(zhǔn)備有助于舒緩氣氛，緩解情緒的飲料。面談時(shí)間最好控制在20-40分鐘之間。過(guò)短顯得倉(cāng)促，不宜于做深入的溝通，同時(shí)也可能讓員工產(chǎn)生不被尊重的感覺(jué);過(guò)長(zhǎng)，可能會(huì)出現(xiàn)冷場(chǎng)的尷尬氣氛。另外，離職者的個(gè)人基本資料、離職申請(qǐng)書(shū)、以往考核紀(jì)錄表也應(yīng)妥善準(zhǔn)備，以正確掌握離職真正原因，這也可讓離職者感受到面談?wù)邔?duì)于當(dāng)事人的重視程度而非衍了事。
二、面談當(dāng)中的溝通技巧
員工在離職的情況下，心態(tài)通常容易走兩種極端，一是滿(mǎn)不在乎，對(duì)溝通不予以配合，敷衍了事;二是抱怨頗多，甚至出現(xiàn)一些情緒化的語(yǔ)言。所以，在溝通過(guò)程中，應(yīng)該卸去彼此對(duì)立的立場(chǎng)與身份，建立彼此對(duì)等互信的關(guān)系，才能讓溝通在適宜的氣氛下進(jìn)行，并獲得有價(jià)值的信息，HR可以給員工倒杯茶水，以營(yíng)造輕松的環(huán)境。在面談的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)隨時(shí)察言觀色，設(shè)法將自己的立場(chǎng)與被面談?wù)哒驹谕魂嚲�(xiàn)，專(zhuān)注傾聽(tīng)其所抱怨的人或事，HR的角色應(yīng)該是多聽(tīng)少說(shuō)，適當(dāng)?shù)奶岢鰡?wèn)題即可。當(dāng)被面談?wù)弋a(chǎn)生防衛(wèi)的情形，應(yīng)該要及時(shí)的關(guān)心他的感受，不要唐突地介入問(wèn)題，更不可做任何的承諾，最重要的是要將面談重點(diǎn)記錄下來(lái)，便于之后的分析整理工作。善于傾聽(tīng)，在溝通過(guò)程中更為重要。
三、面談之后的處置
面談結(jié)束之后，應(yīng)將面談紀(jì)錄匯整，針對(duì)內(nèi)容分析整理出離職真正原因，并且提出改善建議以防范類(lèi)似原因再度發(fā)生。
其次是關(guān)于與被解聘員工的面談溝通。
裁員，對(duì)于工作的執(zhí)行者HR而言，是件有些痛苦的事情。這種看來(lái)缺乏人情味不討好的工作，卻更需要注重細(xì)節(jié)，盡可能地有效處理，既能夠不影響公司的正常生產(chǎn)管理，又不使被裁員工產(chǎn)生消極負(fù)面的影響。因?yàn)楣静脝T或者解聘而產(chǎn)生的離職面談工作需要注意以下細(xì)節(jié)：
一、最好不要提交員工的表現(xiàn)
過(guò)多談及員工優(yōu)秀，而現(xiàn)實(shí)是被裁被辭退這會(huì)讓員工很壓抑與不滿(mǎn);而言及員工工作如何不行，又容易使員工產(chǎn)生挫敗感，所以，溝通中最好不要提起是因?yàn)閱T工表現(xiàn)的原因。特別那些與員工表現(xiàn)無(wú)關(guān)的裁員，只需強(qiáng)調(diào)基于經(jīng)濟(jì)不景(或公司并購(gòu)，或結(jié)構(gòu)調(diào)整)的客觀原因才裁員，請(qǐng)員工不要懷疑自己的能力和表現(xiàn)，幫助他們正面面對(duì);即使是因表現(xiàn)不好，也不要在這時(shí)候打擊他，盡量寬容地說(shuō)，不是你不行，而是這崗位不適合你而已。
二、不要過(guò)分保持立場(chǎng)化身份去辯解
員工這個(gè)時(shí)候恐怕最不愿意聽(tīng)到的是HR告訴他，這個(gè)裁員(辭退)決定是如何正確與偉大，過(guò)多談及此容易引起爭(zhēng)辯，產(chǎn)生很糟糕的結(jié)局，即傷了個(gè)人之間的和氣，又不利于員工離職后對(duì)公司可能帶來(lái)的口碑與評(píng)價(jià)。
三、不要過(guò)多安慰
這個(gè)時(shí)候的安慰，可能更多的是讓他產(chǎn)生是風(fēng)涼話(huà)的誤會(huì)。安慰適度不宜過(guò)度。
四、不要做任何額外的承諾
即便你想給予他更多的幫助，也不要在這樣的場(chǎng)合下給予任何形式的承諾。更不要以公司的名義私自進(jìn)行承諾，一旦日后無(wú)法兌現(xiàn)，麻煩會(huì)更大。這個(gè)時(shí)候承諾成了空頭支票，會(huì)讓人覺(jué)得上當(dāng)受騙，以及對(duì)公司及HR產(chǎn)生不信任。
五、不要說(shuō)個(gè)人的看法
記住，你是代表公司與員工在溝通，諸如“我認(rèn)為你很優(yōu)秀，這次裁員(辭退)不妥”等這樣的話(huà)，即便你是處于安慰的好意，也切記不能說(shuō)。這容易讓員工心存留下來(lái)的幻想，難以坦然接受辭退的決定，甚至與你產(chǎn)生糾纏;
六、不要提及其他員工
不要告訴他，誰(shuí)也在此次辭退(裁員)之列，以此希望他找到平衡與坦然接受是不可取的，如果裁員(辭退)計(jì)劃不是公開(kāi)性質(zhì)的，這樣的結(jié)果可能導(dǎo)致公司內(nèi)部流言四起，影響軍心。
最后，這類(lèi)辭退裁員的溝通面談時(shí)間，最好控制在10-20分鐘之內(nèi)。把辭退的原因與決定告之清楚，即可結(jié)束溝通面談，時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，反而更加影響對(duì)方的情緒。當(dāng)然，個(gè)別特例，另當(dāng)別論。
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