淺談如何做好干部人事檔案管理
干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部人事政策，在錄用、培訓、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確地選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。干部人事檔案材料的內容包括履歷材料，自傳類材料和鑒定、考核材料，報告?zhèn)�人有關事項的材料,考察材料，學歷、學位、學習成績、培訓和專業(yè)技術情況的材料，政審材料，加入黨團的材料，獎勵(包括科技和業(yè)務獎勵)材料，處分材料，工資、任免、錄用、聘用、轉業(yè)、出國、離(退)休及各種代表登記表、審批表等材料，其他可供組織參考有保存價值的材料。干部人事檔案是考察和了解干部的重要依據(jù)，干部檔案是維護干部合法權益的可靠憑證，干部檔案對干部人事工作有規(guī)范、檢查、監(jiān)督的作用，干部人事檔案是研究組織工作規(guī)律的重要資料，干部人事檔案是黨和國家的寶貴史料，也是垂訓后世的寶貴財富。因此，在新時期如何進一步提高干部人事檔案管理水平，使檔案管理工作更好地為干部人事工作和服務，已成為一個不容忽視、不可回避的問題。本文謹就檔案管理工作中存在的問題、對策及思考方面談談淺薄的觀點和看法。
一、當前清鎮(zhèn)市干部人事檔案管理的基本情況
至目前，清鎮(zhèn)市人力資源和社會保障局負責管理全市副科級以下(除教育系統(tǒng)、衛(wèi)生系統(tǒng))機關事業(yè)單位在編在職和退休干部人事檔案及黨群系統(tǒng)、六類機關工勤人員檔案6267冊，其中行政、參公人員檔案996冊，事業(yè)干部檔案1958冊，工勤人員檔案511冊，退休檔案2641冊，辭職辭退檔案48冊，開除檔案55冊，死亡檔案58冊。清鎮(zhèn)市委組織部負責全市副科級及以上干部和黨群系統(tǒng)、六類機關干部人事檔案及副縣級以上干部人事檔案副本管理。清鎮(zhèn)市教育局負責全市副科級以下教育系統(tǒng)干部人事檔案及工勤人員檔案管理。清鎮(zhèn)市衛(wèi)生和食品藥品監(jiān)督管理局負責全市副科級以下衛(wèi)生系統(tǒng)干部人事檔案及工勤人員檔案管理。
二、干部人事檔案工作存在的問題
近年來，雖然組織和人事部門對檔案管理工作認識不斷進一步加深，干部人事檔案管理工作有了明顯的提高，但是與現(xiàn)代人事檔案管理的基本要求相比，還存在不小的差距，在實踐當中也存在不少的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
(一)認識還不夠到位，重視程度比較低。長期以來，相當一部分領導對干部人事檔案管理工作的認識都存在著一些誤區(qū)。一則抱著無關緊要的思想，認為現(xiàn)在使用人才重在現(xiàn)實表現(xiàn)，個人檔案沒有多大作用;二則抱著無需親為的思想，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不需要領導親自抓;再則，雖然口頭上講人事檔案工作的重要性，但在實際工作中并不夠重視，認為干部人事檔案管理沒有火燒眉毛的事，只要“守好攤”，人事檔案不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。部分干部職工也對檔案工作不夠重視，認為此項工作只是人事檔案管理部門的事情，不積極配合做好個人信息更新、歸檔材料及時上報等工作。一些單位雖然按照檔案管理的基本要求，建立了檔案室，但是并沒有按照規(guī)定配備專門的檔案管理人員，多數(shù)檔案管理人員是辦公室人員兼任。這些非專業(yè)檔案管理人員，不僅缺乏專業(yè)的檔案管理知識和能力，更難以保證人事檔案管理工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性，難以實現(xiàn)檔案管理工作的專業(yè)化、規(guī)范化管理，這在一定程度上影響了人事檔案管理工作的質量。
(二)管理不夠完善，遺留問題比較多。一是學歷材料和專業(yè)技術材料不完備。隨著社會的全面進步和發(fā)展，各級各部門對學歷、專業(yè)技術要求越來越高，很多干部通過各種方式(如函授、進修班、自考等)取得了相關學歷學位或專業(yè)技術職稱，但沒有及時將材料送交人事檔案管理部門存檔，直接導致人事檔案中的學歷、專業(yè)技術職稱材料不齊備，甚至造成部分材料遺失無法補辦現(xiàn)象。二是入黨材料不完備。不少干部曾在多個單位工作，但入黨時所在的單位并沒有將他們的入黨申請書、轉正申請書等材料放入個人檔案。此外也存在發(fā)展的新黨員入黨材料不齊備就直接存檔的現(xiàn)象。三是任免考察材料、工資表不完備。有部分干部的任免考察材料因為沒有及時歸檔，造成現(xiàn)在無法查找;由于政策或其他原因，個別工資表中有空白年份，工資資料不齊全。
(三)立卷不夠規(guī)范，案卷質量不夠高。一是檔案材料內容填寫前后不一。“三齡兩歷一身份”(“三齡”即出生時間、參加工作時間、入黨時間;“二歷”：學歷和工作經歷;“一身份”即干部或工人)記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一�，F(xiàn)行的公文材料大都是A4紙，履歷表、高等院校畢業(yè)生登記表、入黨志愿書等大部分是16開紙，如將A4紙剪裁為16開大小，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來麻煩。三是材料歸類口徑變化多端，存在歸檔類別不規(guī)范、不準確。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料未收集歸檔。另外，隨著時代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足現(xiàn)行社會發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、潛力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。
(四)技術手段滯后，運行效率比較低。在整理檔案過程中，大多數(shù)單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，都是靠手工操作，費時、費力，效率低，與新形勢下整個社會的發(fā)展進步、現(xiàn)代化、信息化、科學化管理水平不相適應。
三、干部人事檔案工作的對策及思考
(一)強化管檔意識，提高地位作用。要進一步強化管檔意識，提高對干部人事檔案工作地位和作用的認識，堅決避免出現(xiàn)“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象，還需要定期了解工作情況，積極研究并解決發(fā)現(xiàn)的問題，加強監(jiān)督、檢查與指導。同時，加強人事檔案工作隊伍建設，提高管理人員素質及業(yè)務技能。每位干部職工也要積極配合，及時將個人最新相關材料上報人事檔案管理部門歸檔
(二)把好兩個關口，保證檔案質量。首先要從材料來源入手把好“入口關”。在接收干部人事檔案時，要嚴格審核，該由原單位負責的材料要求原單位負責收集，盡量減少、避免歷史遺留問題的影響。在審核和鑒別歸檔材料時，要達到“完整、真實、精練、實用”的要求，避免形成新的遺留問題。其次要從日常工作入手把好“更新關”，著重掌握“四個規(guī)律”。一是時間規(guī)律。在一定的時間內，一些部門會形成一定內容的材料，如重要節(jié)日里表彰先進、年度考核形成的考核材料表格、工資情況變動等，人事檔案管理人員要及時收集，防止時過境遷造成材料遺失和不全。二是變化規(guī)律。凡人事檔案記載的情況發(fā)生變化，就要相應形成反映變化過程的材料，如職務、職稱變動，必然形成職稱評聘表、任免審批表等。三是信息規(guī)律。如通過黨代會、人代會召開，領導班子換屆等活動可收集相應的人事檔案材料。四是普遍規(guī)律。凡是具有全局性、普遍性的工作，要及時了解有關政策，不失時機地把有關檔案材料收集歸檔，減少工作環(huán)節(jié)，提高工作效率
(三) 加強制度建設，規(guī)范管理程序。建立健全一套完整科學的干部人事檔案工作規(guī)章制度，使工作有序、有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用，真正為領導全面掌握干部隊伍的整體狀況、選準用好干部提供可靠的資料，把沉寂的“死”檔案變成有價值的“活”檔案。要順應時代的發(fā)展，增加資金投入，充實干部檔案整理隊伍，嚴格執(zhí)行現(xiàn)代化治理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
(四)注重管理創(chuàng)新，提高利用效率。一是技術創(chuàng)新。加快檔案工作信息化建設步伐，建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使干部檔案信息化，并在檔案的查閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。二是內容創(chuàng)新。在收集干部基本情況的基礎上，建立干部業(yè)績檔案，及時將干部的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點工作中的表現(xiàn)及任務完成情況收入檔案;建立干部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料;建立干部認可檔案，本著領導干部群眾認可、技術人員學術認可、經營人才市場認可的原則，分別建立領導干部考核考察檔案、技術人員學術和推廣成果檔案、經營人員業(yè)績檔案。三是服務創(chuàng)新。在工作中注重實效，在嚴格執(zhí)行保密制度的前提下，堅持熱情服務，在干部的入黨、出國、調動、任免、福利待遇、辦理退(離)和處理歷史遺留問題時，盡最大努力用足用好檔案資料，努力為干部工作提供優(yōu)質服務，提高干部檔案的利用開發(fā)使用效率。
