避免措手不及的辦法是建立部門內(nèi)部的溝通系統(tǒng)，以使主管掌握每一個(gè)情報(bào)。但是，基層員工常常并不擁有良好的溝通技能，很多人也不把與管理層的溝通視為自己職責(zé)中的一部分。主管必須告訴這些員工溝通的重要性，以及他們在提供必要信息方面的作用。主管就是他們的老師。
一、下面的程序會(huì)使基層員工成為更有效的溝通者：
1.告訴基層員工為什么那些需要他們提供的信息是必要的。不僅要告訴他們獲得信息的原因，還要使員工認(rèn)識(shí)到自己對(duì)組織的價(jià)值。
2.具體說明需要什么樣的信息。如果你對(duì)你所希望的東西沒說清楚，你最后所得到的必定也是模棱兩可的信息。
3.在盡可能的情況下使用事先打印好的表格，它使員工更容易提供必要的資料。在表格中的空欄里填寫信息，要比白手起家寫出一份完整的報(bào)告簡單的多。
4.確保員工知道他們從哪里以及如何獲得自己需要提供的信息資料。
5.確保信息肯定是必要的。很多主管要求得到大量的資料后，卻不加分析或根本不曾閱讀，員工很快就會(huì)知道自己是在做無用功。
6.當(dāng)報(bào)告遲交時(shí)很快作出反應(yīng)。讓員工知道拖延是一個(gè)很嚴(yán)重的問題(如果員工有辯解 要仔細(xì)傾聽，或許你需要在什么地方做些“修補(bǔ)”，可能這名員工未能按時(shí)完成報(bào)告的原因在于另一名員工未能及時(shí)提供必要的材料)。
7.敞開你的大門。要讓員工感到他們能在未釀成嚴(yán)重問題之前，向你說明初露頭角的問題所在。
8.讓員工知道你在利用他們所提供的信息，并向他們表示感謝。比如，在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候， 向他們表達(dá)：“安吉斯，我知道你上周處理了200多份訂購單。干得真不錯(cuò)!我們的業(yè)務(wù)量在不斷增長。也許需要給你們配制一些速度更快的計(jì)算機(jī)了。”
二、如果專業(yè)主管疏忽了一些小細(xì)節(jié)，會(huì)成為和員工溝通的障礙。主管與員工溝通的藝術(shù)：
注意態(tài)度和情緒控制
成功的專業(yè)主管不隨波逐流或唯唯諾諾。他們有自己的想法與作風(fēng)，但是很少對(duì)別人吼叫、謾罵或爭辯。他們的共同點(diǎn)是自信，有自信的人常常是最會(huì)溝通的人。此外，主管在溝通時(shí)也要注意情緒控制，過度興奮和過度悲傷的情緒都會(huì)影響信息的傳遞與接受，盡可能在平靜的情緒狀態(tài)下與對(duì)方溝通，才能保證良好的溝通效果。
善于詢問與傾聽
在溝通中，當(dāng)對(duì)方行為退縮，默不做聲或欲言又止的時(shí)候，可用詢問引出對(duì)方真正的想法，去了解對(duì)方的立場以及對(duì)方的需求、愿望、意見與感受。這時(shí)主管可以以聊天的方式開頭，“最近工作如何?”“公司最近比較忙累不累?”等。這樣一方面為要說的話鋪路，另一方面還可營造比較自然的談話氣氛。主管積極的傾聽可是對(duì)方對(duì)自己產(chǎn)生好感，從而誘導(dǎo)員工發(fā)表意見。
但是有些主管只是不斷地說，從來不管下屬的心情。這種主管不僅無法了解到任何情況，而且員工在面對(duì)這種永無止境的演講時(shí)，通常會(huì)覺得興趣索然。主管除了要注意仔細(xì)聆聽外，也要注意簡單的復(fù)述已聽到的部分，以確定沒有聽錯(cuò)下屬的意思。這么做是讓員工知道主管真的在乎他們的談話。
莫誤用身體語言
身體語言在溝通過程中非常重要，有50%以上的信息可能是通過身體語言傳遞的。主管人員的眼神、表情、手勢、坐姿都可能影響溝通。主管人員專注凝視對(duì)方還是低著頭或是左顧右盼顯然會(huì)造成不同的溝通效果。主管人員坐姿過于后仰會(huì)給下屬造成高高在上的感覺，而過于前傾又會(huì)對(duì)下屬形成一種壓力。因此，主管人員要把握好身體語言的尺度，盡可能的讓對(duì)方別感到緊張和不舒服。只有讓對(duì)方盡可能的放松，才能讓他說出真實(shí)的感受。
向員工表達(dá)關(guān)心
在溝通過程中，員工在意的不是主管聽到了多少，而是主管聽進(jìn)去了多少。如果主管沒有真心聆聽員工所說的話，員工就會(huì)覺得主管根本不在乎他們，同樣他們也會(huì)變得不在乎主管或主管說的話，如此就形成了溝通的惡性循環(huán)。主管在溝通中不僅要善于“表達(dá)自我”，更要注意“體諒對(duì)方”。體諒就是要設(shè)身處地為對(duì)方著想，并且體會(huì)對(duì)方的感受與需要。由于你的了解和尊重，對(duì)方也會(huì)體諒你的立場與好意，因而做出積極而合適的回應(yīng)。
