第一章總則
一、為規(guī)范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有效性，結(jié)合公司的實際，制定本辦法。
二、資料范圍
公司建檔范圍確定為：
公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料;財務、會計及其管理方面的文件材料;勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料;經(jīng)營管理方面的文件材料;生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料;產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料;儀器、設(shè)備方面的文件材料;基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料;科研、技術(shù)引進、轉(zhuǎn)讓方面的材料;教育培訓方面的文件材料;信息、情報方面的文件材料;其他具有利用和保存價值的文件材料。以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及百利集團主要職能活動和員工在從事研發(fā)和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。
公司資料還包括聲像資料：照片文件資料(含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成);影片文件資料(含原版底片、拷貝及文字說明);錄音文件資料(含唱片、錄音帶);錄像文件資料(含政治、經(jīng)濟論文、科技、文娛、廣告活動)。
三、公司內(nèi)部各中心/部門和個人應當遵守本辦法，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。
第二章管理體制及其機構(gòu)職責
四、實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團總經(jīng)辦負責主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導�？偨�(jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導。文控中心管理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政論文職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。
文控中心的主要職責：
1.負責規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對各中心/部門文件、資料工作進行監(jiān)督、指導和檢查。
2.制訂和組織實施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。
3.負責公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等工作。
4.嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。
5.開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。
6.發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓、教育基地之一。
7.開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。
8.組織公司各部門文件管理員的業(yè)務學習與培訓，負責指導他們的工作。
9.做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。
第三章文件材料的管理工作
六、文件資料材料的收集：
1.建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限(保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等);注明文件的版本號。
2.對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全;
3.及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。
七、文件資料的歸檔、立卷與管理：
1.區(qū)分全宗，確定立檔單位。
2.分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。
2.1大類分為：制度/規(guī)定：S;文件：F;資料：D;檔案：A;合同：B。
2.2部門拼音縮寫：物控：WK;生管：SG;倉儲：CC;品管：PG;研發(fā)：YF;技術(shù)：JS;客服：KF;采購：CG;生產(chǎn)：SH;市場：SC;銷售：XS;設(shè)備：SB;財務：CW;OEM：WB;后總：HZ;總經(jīng)辦：ZJ;人力資源：RL;制造中心：ZZ;營銷中心：YX;研發(fā)技術(shù)中心：YJ;財務中心：CW;廣州分公司：GZ;上海分1公司：SH;北京分公司：BJ;香港分公司：XG;信念公司：XN。
2.3保密用Y表示，非密級則用N表示。
2.4密級：絕密：AS;機密：CS;秘密：PS;無：OP
編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□(文件資料大類)□□(部門前兩位拼音縮寫)□(是否保密)□□(密級程度)□□(年份)□□□□(流水號)。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。
3.歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。
4.案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。
5.整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊;材料過寬應折疊整齊;字跡難辨認的，應附抄件;以每一案卷端正書寫標題。
6.對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。
7.每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和復制。
8.對文件資料的收進和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應定期(每月兩次，分別于月初、月中)報送相關(guān)資料至文控專員。
9.公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行鑒定銷毀。
10.公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。
八、文件資料的保管：
1.防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全;
2.公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募䦷毂４嫖募Y料;
3.做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結(jié)實牢固。
九、文件資料借閱、利用工作：
1.總監(jiān)級(含)以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》，部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。
2.公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調(diào)閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借;秘密級文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負責人審批，跨部門的由系統(tǒng)負責人批準;跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準，總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
3.案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。
4.借閱期限不得超過一星期，到期歸還;如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。
5.借閱文件資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀;注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領(lǐng)導。
6.外單位借閱文件資料，應持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。
7.公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件;2)提供文件資料復印件;3)提供文獻索引資料。
8.出文部門負責人要求或同意時，文控中心應主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。
第四章文件資料的鑒定和銷毀
1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團總經(jīng)理批準后執(zhí)行。凡屬于密級的文件資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準后方可銷毀。
2.銷毀時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。
3.對已失效的、經(jīng)批準銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認真核對，編制《銷毀清單》，將批準的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。
