人事檔案電子化是大勢(shì)所趨
說起人事檔案電子化的好處，正在進(jìn)行這方面課題研究的山西大學(xué)政治與公共管理學(xué)院教授趙穎芳告訴記者，“它不但優(yōu)化了辦事程序，而且提高了檔案的安全性。”
據(jù)她介紹，以往單位查檔或開具個(gè)人證明，要先從檔案庫(kù)里調(diào)出檔案，再打開檔案一頁一頁翻看，辦理時(shí)間至少在10分鐘以上，麻煩的甚至半個(gè)小時(shí);而電子檔案系統(tǒng)建立后，只需在電腦中輸入身份證號(hào)或檔案編號(hào)，檔案相關(guān)材料便可在電腦中顯示出來，兩三分鐘之內(nèi)便可搞定，復(fù)雜的也就 5分鐘而已。
對(duì)于安全性的提升，趙穎芳表示，以往人事檔案在被頻繁地查閱、轉(zhuǎn)移過程中，很容易丟失、被篡改，現(xiàn)在檔案不用調(diào)來調(diào)去，丟失的概率要小。同時(shí)，只要有篡改，一對(duì)照電子檔案，很容易被查出，有效地減少了人為涂改。
記者了解到，檔案電子化帶來的是全新的檔案管理模式，在一定區(qū)域的人事檔案管理查詢系統(tǒng)上線后，該區(qū)域的人事檔案信息將可實(shí)現(xiàn)共享，查詢檔案存放的所在地就變得易如反掌。既然實(shí)現(xiàn)了信息共享，這意味著人事檔案業(yè)務(wù)將來可能就近辦理。
在趙穎芳看來，既然檔案實(shí)現(xiàn)了電子化，就有可能給每個(gè)存檔者或存檔單位生成二維碼，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上申請(qǐng)，之后再通過網(wǎng)絡(luò)直接發(fā)送過去，不用再去現(xiàn)場(chǎng)，從而實(shí)現(xiàn)線上線下的無縫對(duì)接。
此外，趙穎芳還建議，在生成電子人事檔案系統(tǒng)后，紙質(zhì)檔案已經(jīng)可以泰然“養(yǎng)老”。但是由于其分散儲(chǔ)存浪費(fèi)諸多空間，因此可建立集中管理式的人事檔案館。“屆時(shí)，下級(jí)檔案管理部門可將存檔集體‘上交’，各存檔機(jī)構(gòu)的檔案便可歸于一處，集中存放，既便于管理又省卻諸多麻煩。”
