一、“合法、有效憑證”涉及的相關(guān)法規(guī)
1、《中華人民共和國稅收征收管理法》第十九條規(guī)定:“納稅人、扣繳義務(wù)人按照有關(guān)法律、行政法規(guī)和國務(wù)院財政、稅務(wù)主管部門的規(guī)定設(shè)置賬簿，根據(jù)合法、有效憑證記賬，進行核算。”
2、《中華人民共和國會計法》第十四條規(guī)定:“會計機構(gòu)、會計人員必須按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定對原始憑證進行審核，對不真實、不合法的原始憑證有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報告;對記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定更正、補充�！�
3、《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》第二十一條規(guī)定:“所有單位和從事生產(chǎn)、經(jīng)營活動的個人在購買商品、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動支付款項，應(yīng)當(dāng)向收款方取得發(fā)票�！钡诙䲢l規(guī)定:“不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務(wù)報銷憑證，任何單位和個人有權(quán)拒收�！�
4、國家稅務(wù)總局《企業(yè)所得稅稅前扣除辦法》第三條規(guī)定:“納稅人申報的扣除要真實、合法”
5、《國家稅務(wù)總局關(guān)于加強企業(yè)所得稅管理若干問題的意見》(國稅發(fā)[2005]50號)規(guī)定 “不能提供真實、合法、有效憑據(jù)的支出，一律不得稅前扣除”。
二、“合法、有效憑證”的釋義
所謂“合法、有效憑證”，是指填制內(nèi)容、方式符合有關(guān)稅收法規(guī)、財務(wù)會計制度規(guī)定的會計憑證(包括原始憑證和記賬憑證)。其中，合法的原始憑證包括套印稅務(wù)機關(guān)發(fā)票監(jiān)制章的發(fā)票以及經(jīng)省級稅務(wù)機關(guān)批準(zhǔn)不套印發(fā)票監(jiān)制章的專業(yè)發(fā)票和財政部門管理的行政性收費收據(jù)以及經(jīng)財政部門、稅務(wù)部門認(rèn)可的其他憑證。
只有完全具備以下“三性”的發(fā)票才是合法有效的發(fā)票。
1、合法、有效的發(fā)票是指：
(1)合法性。
發(fā)票的確立是由法律行政法規(guī)作出規(guī)定，它是由法定的管理機關(guān)——稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制，依法印制、使用的發(fā)票是財務(wù)收支的合法憑證，任何人不得無故拒絕接受，它的流通、傳遞受法律保護。
私印、私購、盜竊、搶奪、代開、借用的發(fā)票是發(fā)票的來源非法;弄虛作假開具發(fā)票，是開具發(fā)票非法;用其他票據(jù)代替發(fā)票、擅自擴大專業(yè)發(fā)票使用范圍，是發(fā)票載體非法;取得“白頭單”(也稱白條)等非法憑證付款入賬，是受理非法憑證。這些都是違反發(fā)票管理法規(guī)的行為。只有依法印制、依法領(lǐng)購、依法開具、依法取得的發(fā)票，才具備發(fā)票的合法性。
(2)真實性。
指用票單位和個人必須按照法律、行政法規(guī)的規(guī)定，從客觀事實出發(fā)，對經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行如實、客觀地記錄;對接受的發(fā)票進行嚴(yán)格的審核把關(guān)，去偽存真，以保證原始憑證的真實性。變造、虛開的發(fā)票是違反真實性的這一特性，是不能反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動原貌的。
(3)時效性。
開具發(fā)票必須按照稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的時限進行，不得擅自提前、滯后開具發(fā)票，人為調(diào)節(jié)納稅義務(wù)發(fā)生時間。
2、原始憑證應(yīng)具備的基本內(nèi)容包括：原始憑證的名稱、填制日期、編號、填制和接受憑證的單位的名稱、經(jīng)濟業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容、有關(guān)人員的簽章等。原始憑證所填制的內(nèi)容和數(shù)字必須真實可靠，各項內(nèi)容填寫正確齊全、文字簡要、字跡清楚、大小寫金額符合規(guī)格，并有經(jīng)辦業(yè)務(wù)的有關(guān)部門和人員的簽名蓋章，所記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)符合國家的政策、法令、制度和核準(zhǔn)的預(yù)算，必須同時具備上述條件的原始憑證方為合法、有效的憑證。
原始憑證按照來源可分為外來原始憑證(如購買貨物時從銷售方取得的發(fā)票)和自制原始憑證(如工資單、領(lǐng)料單等)。
3、記賬憑證則是會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證或匯總原始憑證，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類整理，并據(jù)以確定會計分錄和登記賬簿的憑證。記賬憑證應(yīng)具備的基本內(nèi)容有:填制單位的名稱，憑證名稱、編號、填制日期，經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要，會計科目，所附原始憑證的張數(shù)，制證、審核、記賬等有關(guān)人員的簽名或蓋章。記賬憑證的填制要求與原始憑證基本一致。無論是何種憑證，都要連續(xù)編號，以備查考。
三、“合法、有效憑證”具體形式
1、支付給我國境內(nèi)的單位或個人，且上述單位或個人生產(chǎn)銷售的產(chǎn)品或提供的勞務(wù)發(fā)生在一般生產(chǎn)經(jīng)營領(lǐng)域中屬于營業(yè)稅或增值稅等稅收征稅范圍的，開具的發(fā)票為唯一合法有效憑證。如，對于經(jīng)過法院拍賣而取得的房產(chǎn)，也應(yīng)該由出賣人依法開具發(fā)票作為稅收的合法憑證。
2、對不屬于正常生產(chǎn)經(jīng)營領(lǐng)域而支付給我國境內(nèi)的行政事業(yè)單位的，且上述單位收取的屬于國家或省級財稅部門列入不征稅名單的行政事業(yè)性收費(基金)，以其所開具的財政收據(jù)為合法有效憑證。如，路政管理部門收取的養(yǎng)路費開具的行政事業(yè)性收據(jù)則為合法憑證。
3、對支付給我國境外的單位或個人的購貨款，以上述單位或個人的簽收單據(jù)為合法有效憑證;對支付給我國境外的單位或個人的非購貨款，以納稅人所在地主管稅務(wù)機關(guān)開具的售付匯憑證為合法有效憑證。單位和個人從中國境外取得的與納稅有關(guān)的發(fā)票或者憑證，稅務(wù)機關(guān)在納稅審查時有疑義的，可以要求其提供境外公證機構(gòu)或者注冊會計師的確認(rèn)證明，經(jīng)稅務(wù)機關(guān)審核認(rèn)可后，方可作為合法的記賬核算憑證。
4、經(jīng)國家稅務(wù)總局或省地方稅務(wù)局確認(rèn)的其他合法有效憑證。如，根據(jù)企業(yè)發(fā)生的財產(chǎn)非常損失或評估損失時，應(yīng)由相應(yīng)的稅務(wù)機關(guān)確認(rèn)后出具的稅收證明作為合法有效的憑證。
5、其他符合相關(guān)稅收政策的會計憑證。如企業(yè)支付給工人發(fā)生的支出時，根據(jù)工人的工資發(fā)放表(收款人簽字確認(rèn)或銀行支付證明)結(jié)合勞動合同進行確認(rèn)。另外，對于實在無法取得正式發(fā)票的客觀條件下，結(jié)合實際情況，以相關(guān)收據(jù)、收款證明作為企業(yè)入賬憑證，如：支付給個人的青苗補償費，結(jié)合相關(guān)證明材料，收款人的收款收據(jù)即可確認(rèn)為合法憑證。
四、使用非“合法、有效憑證”法律責(zé)任
1、對于非法憑證，不得作為財務(wù)報銷憑證，也不能在稅前扣除。
2、企業(yè)如果使用非法憑證，就要補稅和加收滯納金，將會增加企業(yè)的負(fù)擔(dān)。企業(yè)如果違反發(fā)票管理法規(guī)，導(dǎo)致其他單位或者個人未繳、少繳或者騙取稅款的，由稅務(wù)機關(guān)沒收非法所得，可以并處未繳、少繳或者騙取的稅款一倍以下的罰款。
3、被認(rèn)定為偷稅的，就會被處偷稅的百分之五十以上五倍以下的罰款。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。
