培訓(xùn)管理看似不難，但要做好，卻并不容易。
一方面，雖然培訓(xùn)項(xiàng)目的內(nèi)容會(huì)不斷地發(fā)生變化，但是培訓(xùn)管理者的工作卻總是在重復(fù)著同樣的內(nèi)容：制訂計(jì)劃、爭(zhēng)取預(yù)算、需求調(diào)查、跨部門協(xié)調(diào)、供應(yīng)商甄選、談判、簽署合同、組織培訓(xùn)、效果評(píng)估與匯報(bào)。
另一方面，培訓(xùn)管理者總在工作中不得不面臨各種問題的挑戰(zhàn)，或預(yù)算不足、或需求不清晰、或領(lǐng)導(dǎo)不重視、或?qū)W員不配合、或供應(yīng)商不給力等。值得注意的是，這些困擾也似乎總是會(huì)在每個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目中反復(fù)出現(xiàn)，呼之即來，卻揮之不去。
“一個(gè)人不能兩次踏入同一條河”!作為一個(gè)培訓(xùn)管理者，如果我們的目光只是局限于當(dāng)前具體的培訓(xùn)活動(dòng)，“就事論事”地處理問題，不是從更高的視角去探詢解決問題的手段，那么，即使我們的工作再有效率，這種效率也無(wú)法帶來良好的效果。
對(duì)于培訓(xùn)管理中所產(chǎn)生的組織過程資產(chǎn)(知識(shí)、技術(shù)、方法、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)等)進(jìn)行有效管理，即通過培訓(xùn)業(yè)務(wù)的知識(shí)管理，有助于培訓(xùn)管理者將重復(fù)的工作簡(jiǎn)單化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而逐步實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)管理規(guī)范化的最佳實(shí)踐。
哪些培訓(xùn)工作內(nèi)容可以納入知識(shí)管理的范圍呢?
1、 培訓(xùn)工作的流程管理
任何企業(yè)的培訓(xùn)工作大致都會(huì)遵循一定的流程來進(jìn)行。這一流程有其普遍性一面，即所有的培訓(xùn)基本都包括培訓(xùn)項(xiàng)目立項(xiàng)(或發(fā)起)、需求調(diào)查、供應(yīng)商聯(lián)系、培訓(xùn)方案溝通與確認(rèn)、合同談判、培訓(xùn)執(zhí)行、培訓(xùn)評(píng)估。
另一方面，由于企業(yè)受到各自內(nèi)部環(huán)境的影響，培訓(xùn)工作流程的細(xì)節(jié)不盡相同。有的企業(yè)客戶可能更為簡(jiǎn)潔，而另一些企業(yè)可能更為細(xì)致。不論是簡(jiǎn)潔的流程，還是細(xì)致的流程，其好壞的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)只能是它是否適合本企業(yè)的實(shí)際狀況，并使培訓(xùn)管理行之有效。
同時(shí)，任何培訓(xùn)工作流程都有持續(xù)優(yōu)化的空間。這就需要培訓(xùn)管理者在培訓(xùn)實(shí)踐中，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并將所能改進(jìn)之處，體現(xiàn)于流程設(shè)計(jì)中。
建立一個(gè)企業(yè)的培訓(xùn)工作的流程圖，通過培訓(xùn)工作流程的可視化管理，能夠幫助培訓(xùn)管理者直觀地發(fā)現(xiàn)問題所在，有利于整合資源和優(yōu)化流程設(shè)計(jì)。
2、 培訓(xùn)文檔模板管理
在培訓(xùn)管理中，各種標(biāo)準(zhǔn)化的文檔模板不可或缺。標(biāo)準(zhǔn)化文檔模板的運(yùn)用，不但可以提升工作效率，便于對(duì)相同性質(zhì)的信息進(jìn)行比較與分析，更有利于建立企業(yè)培訓(xùn)管理的規(guī)范化操作行為。
培訓(xùn)文檔模板種類繁多，包括企業(yè)培訓(xùn)制度、需求調(diào)查表、需求確認(rèn)書、供應(yīng)商記錄表、講師記錄表、培訓(xùn)協(xié)議、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)評(píng)估表、培訓(xùn)結(jié)案報(bào)告、年度培訓(xùn)規(guī)劃表、年度培訓(xùn)執(zhí)行跟蹤表，問題管理清單、企業(yè)案例匯編，等等。
將培訓(xùn)工作中能夠通過標(biāo)準(zhǔn)化文檔模板進(jìn)行管理的部分盡量模板化，能夠使培訓(xùn)管理的效率事半功倍。這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的過程也是循序漸進(jìn)的，模板從無(wú)到有，內(nèi)容從繁簡(jiǎn)到適度。模板的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)只有一個(gè)，是否有助于提高管理效率，達(dá)成最好的工作效果。
此 外，由于各類培訓(xùn)文檔總是在實(shí)踐中逐步獲得修改、調(diào)整與完善，因此會(huì)形成同一文件的眾多版本。如果不對(duì)版本進(jìn)行有效的管理，將對(duì)未來的工作造成混亂。此 外，對(duì)于文件版本的整理和歸類，也有利于從全局的視角去回顧、研究和理解本企業(yè)培訓(xùn)工作發(fā)展的過程，使我們的工作更能與具體實(shí)際相結(jié)合。
3、 培訓(xùn)檔案管理
將培訓(xùn)管理工作過程中所形成的文檔分類整理后歸檔，是將組織過程資產(chǎn)沉淀下來的一種形式。盡量做到，每一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目都有據(jù)可查(可是紙質(zhì)文檔，也可是電子版文檔，或是兩者都有)，包括項(xiàng)目的培訓(xùn)需求報(bào) 告、培訓(xùn)建議書、供應(yīng)商與師資信息、培訓(xùn)合同、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)評(píng)估表、培訓(xùn)結(jié)案報(bào)告，等等。要把培訓(xùn)當(dāng)成系統(tǒng)工作來做，不可“打一槍換一個(gè)地方”，那樣 做，培訓(xùn)管理者永遠(yuǎn)都將停留在基礎(chǔ)性運(yùn)營(yíng)的重復(fù)中。對(duì)于培訓(xùn)工作的認(rèn)識(shí)，很多程度上決定一個(gè)培訓(xùn)管理者能走到什么樣的高度。
4、 問題管理
在培訓(xùn)管理工作中，會(huì)遇到各類的問題。這些問題，不論是培訓(xùn)管理者在自身工作中所面對(duì)的，還是學(xué)員在培訓(xùn)中所提及的或是其在訓(xùn)后實(shí)踐中所遇到的，都可以統(tǒng)一分為兩大類。
一類是具有代表性的共性問題。這類問題不但典型，而且還可能經(jīng)常性地出現(xiàn)，將這類問題歸納匯總，并整理出問題解決的最佳實(shí)踐(如果問題發(fā)起者是學(xué)員，應(yīng)將解決方案反饋給他們)，可以避免組織在同一環(huán)節(jié)被同樣的問題所困擾。
另一類問題更多的具有個(gè)性化的特色，不需要一一記錄，但針對(duì)此類問題的解決可以在培訓(xùn)管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部進(jìn)行交流和分享，以供他人借鑒。
5、 內(nèi)部案例整理歸檔
為了是培訓(xùn)工作與企業(yè)實(shí)踐更好地結(jié)合，培訓(xùn)管理者應(yīng)該有意識(shí)地搜集和整理企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)生的典型案例。這種搜集和整理工作可以依托每一個(gè)具體培訓(xùn)項(xiàng)目的實(shí) 施來進(jìn)行，比如在某一主題培訓(xùn)的前期，要求有關(guān)人員按照標(biāo)準(zhǔn)化的格式提供出相關(guān)的工作場(chǎng)景(背景)或問題，作為企業(yè)案例供講師用于教學(xué)。也可以是由學(xué)員提供案例的信息，而由培訓(xùn)管理者按照標(biāo)準(zhǔn)化的格式重新編寫。
這些案例累積下來，并分門別類地加以整理和歸檔，就能逐步形成企業(yè)工作實(shí)踐所涉及各個(gè)方面的真實(shí)資料了。這些案例的運(yùn)用，不僅僅能夠使培訓(xùn)更接近于企業(yè)實(shí)踐本身，而且還可以作為企業(yè)管理者的參考資料，可以使培訓(xùn)工作為管理帶來增值。
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