2004年，國家稅務(wù)總局頒布國稅發(fā)[2004]16號和國稅發(fā)[2004]80號兩個文件，取消了對外籍個人取得上述補貼收入免征個人所得稅的審批的后續(xù)管理。取消上述核準后，外籍個人取得上述補貼收入，在申報繳納或代扣代繳個人所得稅時，應(yīng)按54號文件的規(guī)定提供有關(guān)有效憑證及證明資料。同時，主管稅務(wù)機關(guān)應(yīng)按照54號文件的要求，就納稅人或代扣代繳義務(wù)人申報的有關(guān)補貼收入逐項審核。對于不能證明其免稅補貼合理性的外籍人員，主管稅務(wù)機關(guān)應(yīng)要求納稅人或代扣代繳義務(wù)人應(yīng)在限定的時間內(nèi)重新提供證明材料。凡未能提供有效憑證及證明資料的補貼收入，主管稅務(wù)機關(guān)有權(quán)給予納稅調(diào)整。
取消審批后，各地稅務(wù)機關(guān)逐步加強了后續(xù)的監(jiān)督和管理。對于實施外籍個人免稅補貼的企業(yè)，了解主管稅務(wù)機關(guān)監(jiān)督和管理的要點尤為重要。若費用的發(fā)生不真實合理‚或者缺乏相關(guān)證明資料，主管稅務(wù)機關(guān)就會對已免稅的部分進行納稅調(diào)整并加收滯納金。
據(jù)我們的觀察，企業(yè)在實際操作層面應(yīng)遵循如下原則：
一是真實性原則，一般來講，免稅補貼必須是真實發(fā)生的費用，且是符合某個外籍員工實際情況的(如其房租不會遠遠超過其居住的某個區(qū)域的平均房租)。
二是合理性原則，54號文件中提及就上述補貼合理的部分可給予免稅，但是并未對“合理的部分”作出具體規(guī)定。據(jù)我們的經(jīng)驗，稅務(wù)機關(guān)一般會接受免稅補貼總額占基本年工資(不含獎金和其他一次性收入)的比例最高不超過30%至50%。同一企業(yè)中不同的外籍員工免稅補貼的比例，可依據(jù)其實際情況而有所不同。在計算免稅補貼額度時，應(yīng)將企業(yè)直接支付的房租和子女教育費等同外籍員工實報實銷的探親費、伙食費等相加總來衡量。免稅補貼的比例最終應(yīng)由主管稅務(wù)機關(guān)進行確認。
三是相關(guān)性原則，即實際發(fā)生的相關(guān)費用是與54號文件中規(guī)定的免稅補貼直接密切相關(guān)的，如房租補貼可以免稅，但是企業(yè)代為支付的水、電、煤氣和網(wǎng)絡(luò)費用則不能免稅;如可以免稅的探親費用僅限于外籍員工本人的往返于我國的受雇地與其家庭所在地(包括配偶或父母居住地)之間搭乘交通工具且每年不超過2次的費用，所以外籍員工一年超過兩次的探親費用和其家屬的探親費用不可以免稅。并且免稅部分僅限于交通費用(如往返于機場的出租車費和機票費用)，酒店住宿費用則不含在內(nèi)。再比如，餐飲費用只限于餐廳開具的個人抬頭的餐飲發(fā)票，對于由超市開具的食品名目的發(fā)票不可以作為免稅依據(jù)。對于語言培訓(xùn)費和子女教育費也有相關(guān)的要求，在這里就不一一闡述了。
四是系統(tǒng)性原則，即有一套完善的報銷制度和流程。外籍員工的雇傭或派遣合同(或合同附件)應(yīng)寫明除了基本工資、獎金之外，企業(yè)會提供相關(guān)的補貼。無這些條款，也就無從談起去給外籍員工報銷這些補貼。一套完善的報銷制度還應(yīng)包括：申請免稅補貼的資格(持有國外永久居留權(quán)的中國人應(yīng)排除在外)、外籍員工的權(quán)利和義務(wù)(如何規(guī)避員工提供假發(fā)票的情形)、免稅額度、納稅調(diào)整的要求等。并且，需要企業(yè)財務(wù)部門的支持和配合，建立一整套報銷流程，真正走報銷之路。只有系統(tǒng)地建立了報銷制度，才能在優(yōu)化稅收的同時規(guī)避風(fēng)險。
五是完備性原則，即相關(guān)資料必須齊備。費用實際發(fā)生時，外籍員工應(yīng)及時索要正規(guī)的、有加蓋財務(wù)章的發(fā)票(而不是收據(jù))。若是向個人房東索要房租發(fā)票，房東需要去稅務(wù)機關(guān)繳納5%營業(yè)稅后才能由稅務(wù)機關(guān)代為開具房租發(fā)票。企業(yè)亦應(yīng)保留租房合同、語言培訓(xùn)合同和子女教育合同復(fù)印件，以及報銷探親費用時的出租車票、租車發(fā)票、電子機票和登機牌等，以備主管稅務(wù)機關(guān)檢查之用。
最后需要指出的是，我們了解到有些企業(yè)將上述費用作為免稅補貼處理時，直接從員工當(dāng)月工資里面進行抵扣，自行認定免稅。這是非常不正確的操作方法。我們建議企業(yè)嚴格按照政策要求，制訂相關(guān)的免稅補貼規(guī)定，收集有效憑證及證明資料，及時與主管稅務(wù)機關(guān)取得聯(lián)系并做好備案工作，在符合54號文件要求的前提下正確實施免稅補貼政策。
