依據(jù)中組部、人事部《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(人發(fā)[1996]118號)和上海市人事局《關(guān)于建立本市流動人員人事檔案統(tǒng)一服務(wù)平臺的意見》(滬人[2002]128號)，為本市各類企事業(yè)單位和專業(yè)技術(shù)人才、管理人才提供人事檔案綜合管理服務(wù)。
一、流動人員人事檔案接收
1、接收范圍
(1)辭職或被辭退的機(jī)關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
(2)與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
(3)待業(yè)的大中專畢業(yè)生的檔案;
(4)自費(fèi)出國留學(xué)人員的人事檔案;
(5)外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
(6)外國企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案;
(7)其他流動人員的人事檔案。
2、辦理手續(xù)
(1)單位委托管理人事檔案。由單位攜帶營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證(復(fù)印件)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂檔案委托管理合同，并提供員工檔案所在地。由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理和代辦調(diào)集員工檔案手續(xù)。檔案轉(zhuǎn)入后，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)提供相關(guān)人事服務(wù)。
(2)個(gè)人委托管理人事檔案。由本人攜帶身份證、解除工作關(guān)系證明或退工單辦理調(diào)檔手續(xù)，手續(xù)齊全當(dāng)場辦理。待檔案轉(zhuǎn)入后與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂檔案委托管理合同，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)提供相關(guān)人事服務(wù)。
3、注意事項(xiàng)
非本市戶籍人員的人事檔案應(yīng)委托戶籍所在地的政府人力資源和社會保障部門所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理(申辦《上海市居住證》人員人事檔案根據(jù)居住證受理窗口要求調(diào)入本市管理的除外)。
二、流動人員人事檔案轉(zhuǎn)出
1、轉(zhuǎn)出事由
流動人員因錄用，新單位具有保管檔案資格或委托其他人才中心或職介所保管，并要求轉(zhuǎn)出的;流動人員因退工或其他原因，要求檔案轉(zhuǎn)至街道的。
2、轉(zhuǎn)出手續(xù)
錄用單位具有保管檔案資格的，由單位工作人員憑檔案憑證、調(diào)檔函(黨委蓋章)、錄用證明材料(如錄用名冊、聘用手冊等)、取檔人工作證辦理調(diào)檔手續(xù)。
錄用單位委托其他人才中心或職介所保管的，由人才中心或職介所工作人員憑檔案憑證、調(diào)檔函、工作證辦理調(diào)檔手續(xù)。
個(gè)人要求檔案退至街道的，憑檔案憑證、勞動手冊(如無勞動手冊需帶戶口簿)辦理手續(xù)。檔案中退工手續(xù)須齊全。退工手續(xù)不全的，個(gè)人須補(bǔ)辦退工手續(xù)或提供戶口所在區(qū)(縣)職介所開具的同意接收檔案的證明。原工作單位已注銷的，須提供工商局出具的單位注銷證明。
3、注意事項(xiàng)
新錄用單位調(diào)檔的，原工作單位須已辦妥退工手續(xù)。集體戶口或黨組織關(guān)系掛靠的須先行轉(zhuǎn)出。
三、流動人員人事檔案查閱
1、查閱事由
因考察、任免、聘任、調(diào)動、組織處理、審干、入黨入團(tuán)、參軍、出國、治喪等需要查閱個(gè)人人事檔案的;政法部門等單位因偵查、審理和公證須通過人事檔案取得旁證材料的，可查閱有關(guān)材料。
2、查閱手續(xù)
(1)查閱人員必須是中共黨員，并持有市委組織部統(tǒng)一印制且手續(xù)完備的《查閱干部人事檔案審批表》和本人有效證件。其它如“調(diào)查證明材料介紹信”或“行政介紹信”等不能用于查閱人事檔案材料。審批表應(yīng)由查閱單位黨委(含獨(dú)立總支)蓋章和負(fù)責(zé)人簽名。
(2)公安、安全、檢察、法院部門、公證處等需查閱流動人員人事檔案，也應(yīng)持有《查閱干部人事檔案審批表》。外省市需查閱人事檔案，應(yīng)事先聯(lián)系，征得同意后，憑《查閱干部人事檔案審批表》前來查閱。
(3)因需要而摘錄檔案內(nèi)容的，須征得檔案管理人員同意。對其摘錄部分，寫明檔案材料出處及日期，由檔案管理人員與原文核對無誤后加蓋公章。對摘錄復(fù)制的材料除必須留作證據(jù)外，一律由查閱單位負(fù)責(zé)銷毀。
3、注意事項(xiàng)
流動人員人事檔案是黨和國家的機(jī)密，查閱者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄漏或擅自向外公布。查閱時(shí)不得隨意圈劃、抽取、折疊、涂改。不得擅自復(fù)制(拍攝)檔案內(nèi)容。確因工作需要從檔案中取證的，應(yīng)說明理由，經(jīng)檔案管理部門審核同意后方可復(fù)制(拍攝)。
四、出具各類人事證明
1、出具范圍
親屬、經(jīng)歷、未刑、履歷等公證證明，養(yǎng)老、特殊工種、購房、年休假工齡證明，入黨、入職、參軍、考研、出國、調(diào)動等政審，各類背景調(diào)查等其他證明。
2、所需材料
存檔憑證、單位介紹信、證明表格及其他相關(guān)材料。
3、注意事項(xiàng)
辦理經(jīng)歷、未刑公證須帶單位現(xiàn)職證明，注明進(jìn)單位日期、至今在何部門從事何工作(須原件)。如是已出國人員應(yīng)帶護(hù)照復(fù)印件并有第一次出境日期章。
五、流動人員跨省市調(diào)動
1、所需材料
申請辦理跨省市調(diào)動人員須攜帶本人身份證、外省市商調(diào)函、存檔憑證辦理手續(xù)。委托他人辦理須提供本人的委托書、受托人身份證。
2、服務(wù)內(nèi)容
(1)審核“調(diào)動人員登記表”并蓋章。
(2)根據(jù)要求出具“同意調(diào)出函”。
(3)通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞人事檔案。
(4)根據(jù)外省市政府人事部門正式調(diào)令和上海戶口遷移證，出具“流動人員工作介紹信”。
3、注意事項(xiàng)
(1)商調(diào)函須由縣以上政府人力資源和社會保障部門，或有跨省市調(diào)動權(quán)的國有企事業(yè)單位(蓋黨委章)開具。
(2)辦理跨省市調(diào)動前須與上海工作單位解除勞動關(guān)系并辦理退工手續(xù)。
(3)本中心僅提供與人事檔案相關(guān)的人事服務(wù)，其他如“體檢”、“工作鑒定”、“婚育證明”等請至相關(guān)部門辦理。
(4)在中心掛靠集體戶口、黨組織關(guān)系的須先行轉(zhuǎn)出。如外省市有政策先審檔案再調(diào)戶口的，須提供外省市政府人力資源和社會保障部門的書面說明。
(5)調(diào)動人員應(yīng)在檔案轉(zhuǎn)出前將外省市要求的與檔案相關(guān)的各項(xiàng)手續(xù)辦妥，檔案轉(zhuǎn)出后本中心只提供開具“流動人員工作介紹信”服務(wù)。
六、《上海市居住證》人員檔案轉(zhuǎn)出
1、所需材料
申請人員須攜帶本人身份證、戶口本復(fù)印件(地址頁及個(gè)人頁)、《跨地區(qū)流動人員人事檔案轉(zhuǎn)出申請》(下載附件)辦理手續(xù)。委托他人辦理須提供本人的委托書、受托人身份證。
2、辦理手續(xù)
下載并打印轉(zhuǎn)出申請，將居住證注銷后，由注銷部門簽署意見(或打印系統(tǒng)注銷狀態(tài)信息頁)后辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。如上海單位已退工，須提供退工證明。如未退工，轉(zhuǎn)出申請上應(yīng)由單位蓋章。
