行政部工作流程

行政事業(yè)部事務(wù)工作流程

一、 辦公用品領(lǐng)用

、領(lǐng)用人根據(jù)有關(guān)辦公用品清單及實際需要（見附表），向本部門兼職內(nèi)勤提出申請，由內(nèi)勤統(tǒng)一向行政部簽字領(lǐng)取。

、辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統(tǒng)一采購，特殊物品采購由部門領(lǐng)導(dǎo)及主管副總簽字同意后另行購買。

、辦公用品費用每月攤銷一次，如費用超出預(yù)算，由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放辦公用品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。

、員工離職時，應(yīng)認真清點辦公用品，到行政部填寫交接清單并簽字。

、公司辦公用品每月日、日發(fā)放次，其余時間如急需領(lǐng)取辦公用品須部門經(jīng)理簽字確認。

二、 印簽管理

、公司印章刻制均須報總裁批準，由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機關(guān)辦理刻制手續(xù)。

、下屬企業(yè)和部門根據(jù)實際需要申請刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜�，但須�?jīng)總裁批準。

、各部門印章由各部門指定專人負責(zé)保管；印章使用及保管須有記錄，不能委托他人代管。

、用印人填寫用印登記簿，注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準人、用印日期。

、經(jīng)分管副總裁在該表上簽批后方可蓋印。

三、 復(fù)印

、公司所有復(fù)印文檔工作原則上由行政部統(tǒng)一負責(zé)，未經(jīng)行政部確認，各部門不得私自拿到公司外復(fù)印。

、復(fù)印操作人應(yīng)自覺在行政部復(fù)印管理臺帳上登記。

、復(fù)印用紙、用墨費用根據(jù)實際用量每月隨辦公用品攤銷，復(fù)印機維修費用根據(jù)比例每季度攤銷。

、如行政部發(fā)現(xiàn)復(fù)印操作人未填寫復(fù)印數(shù)量或數(shù)量不符，除責(zé)成其重新填寫外，將限制該部門使用復(fù)印機,直至落實責(zé)任及相關(guān)處罰。

、任何人不得利用公司機器復(fù)印與工作無關(guān)文件，行政部一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，有權(quán)根據(jù)公司有關(guān)規(guī)章制度,通知人事部進行處罰。

四、 傳真收發(fā)

、公司與外界聯(lián)系需對方發(fā)送傳真時，盡量要求對方注明本公司具體收件人，以便行政部及時分發(fā)。

、行政部收到傳真后，在傳真接收臺帳上登記，并負責(zé)通知收件人及時領(lǐng)取及簽字確認。

、行政部每月或每季度根據(jù)傳真使用比例攤銷費用至各部門。

五、 信件收發(fā)

、 公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負責(zé)。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括：文件、郵件、報刊、掛號、電報的發(fā)送、登記，以及特殊文件資料的遞送。

、 收發(fā)人員須根據(jù)相關(guān)文件資料填寫收件登記簿、發(fā)文登記。

、 收到信件資料由行政部負責(zé)通知收件人及時領(lǐng)取。

、 對貴重物品、匯款、郵包，要進行專門登記，并及時通知個人簽字領(lǐng)取。

、 對投遞錯誤的郵件，應(yīng)及時退回或設(shè)法轉(zhuǎn)移。

六、 名片管理

、 公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政部依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。

、 印制名片申請者填寫名片印刷申請單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交由行政部負責(zé)印制。

、 名片印制前需確認名片職務(wù)、職稱、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認無誤。

、 公務(wù)、客戶名片須在公司內(nèi)作為享資源。

、 自確認名片內(nèi)容起，一周內(nèi)到行政部領(lǐng)取。

、 名片印制費用每季度攤銷一次。

七、 公司設(shè)備申請流程

為加強我公司固定資產(chǎn)管理，規(guī)范管理工作程序，提高資產(chǎn)的使用效率，杜絕浪費；參照《行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法》（國管財字【】號）規(guī)定，結(jié)合我公司實際情況，特制定我公司設(shè)備申請流程：

（一）原則：

講究計劃性和成本效益，以物質(zhì)資源供給的有序性，保證公司職能的按計劃完成：

. 配發(fā)過程中，是否供應(yīng)，供應(yīng)多少，要以客觀需要為依據(jù)，而不是單純的級別；

. 要考慮實際可能的收益（對工作的推動），而不是不計工本，不問效果，一定要保證重點，分清緩急，把有限的資源用在“刀刃”上；

. 要使庫存保持合理的限度（基本上無閑置的資產(chǎn)），注意提高資金的有效利用率。

（二）、具體流程:

．各部門根據(jù)各自工作的實際情況和預(yù)算計劃，提出切實可行的申請要求（內(nèi)容具體翔實、理由充分），經(jīng)部門經(jīng)理和分管副總簽字同意后，抄送給行政部。

．行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對申請進行核實，并對各部門要求從真正的客觀需求出發(fā)，遵循設(shè)備申請原則，提出解決建議和意見（調(diào)撥或購買）。

．如果采取“調(diào)撥”程序，行政部將調(diào)撥計劃上報行政部主管副總簽字確認后實施；

．如果采取“購買”程序，行政部將參照“江蘇×大×××軟件股份有限公司財務(wù)審批流程暫行規(guī)定”（蘇股財字〖〗號）有關(guān)規(guī)定具體執(zhí)行。

．采購由行政部統(tǒng)一申請費用、組織購買、費用攤銷，過程遵循“價廉物美”的原則，在滿足各部門需求的基礎(chǔ)上，注意設(shè)備的性能價格比，多壓價比價、厲行節(jié)約。設(shè)備采購結(jié)束后統(tǒng)一由行政部和市場部組織驗收核查；固定資產(chǎn)登記后，由各部門登記領(lǐng)用，責(zé)任到人。

．所有資產(chǎn)在使用者離開公司或調(diào)離本部門時應(yīng)收歸行政部倉庫，并在部門設(shè)備管理員處登記。

八、 午餐飯票

.員工到職，由本部門內(nèi)勤根據(jù)其到職日期向行政部領(lǐng)取飯票。

.每月－日，各部門內(nèi)勤根據(jù)本部門正式員工實際人數(shù)領(lǐng)取下月飯票。

. 每月－日，由各部門內(nèi)勤統(tǒng)計本部門上月飯票退票情況并向行政部提供詳細名單。如遇周末，順延兩天。行政部不接受個人零星領(lǐng)取及退票。

. 如出現(xiàn)帳款不齊或錯漏，由各部門內(nèi)勤負責(zé)。客吠券的領(lǐng)用需填寫客飯領(lǐng)用申請單，并由部門經(jīng)理簽字確認。

.非正式員工（實習(xí)生等）領(lǐng)用飯票由本人全額付款，研究生按正式員工標準領(lǐng)用飯票。

九、 訂餐、訂票、訂房申請流程

為方便公司全體員工，體現(xiàn)行政部的服務(wù)性。現(xiàn)將有關(guān)訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總?cè)缦拢?o:p>

、 各部門根據(jù)各部門的實際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請，并填寫相應(yīng)的申請表（內(nèi)容具體詳實），部門經(jīng)理簽字確認。

、 各部門在訂餐、訂票、訂房之前，先行申請好費用，交予行政部代辦，在行政部辦好后立即將現(xiàn)金或支票交與行政部結(jié)款。

、 各部門承擔(dān)在訂餐、訂票、訂房時過程中由于自身失誤帶來的風(fēng)險，例如承擔(dān)退票費、退房費等。

、 費用超過元以上，申請需要其部門主管副總簽字確認。

、 訂餐、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前～天知會行政部，訂餐、訂房一般提前～天）。

、 各部門申請不得提高出實際需要的要求。

十、 禮 品

、禮品由行政部負責(zé)根據(jù)不同檔次選擇訂購，選擇原則為高雅、大方、實用,能體現(xiàn)公司形象。

、各部門根據(jù)禮品清單（見附表）領(lǐng)用公司禮品，需向本部門經(jīng)理提出申請，填寫禮品領(lǐng)用單，簽字確認費用來源。

、各級部門經(jīng)理(必要時由總裁或分管行政副總)簽字后到行政部領(lǐng)取禮品。

、禮品費用每季度攤銷一次，如費用超出預(yù)算，由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放禮品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。

十一、 宣傳品

、公司宣傳品包括手提袋（長、短）、宣傳彩、公司簡介和產(chǎn)品說明書等。

、領(lǐng)用宣傳品在份以下的，由領(lǐng)用人在行政部宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記。

、領(lǐng)用宣傳品在份以上的，需填寫宣傳用品領(lǐng)用申請單，由部門經(jīng)理簽字確認后，在宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記后領(lǐng)用。

、宣傳品費用初步擬訂每季度攤銷一次，如費用超出預(yù)算，由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放宣傳品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。

、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領(lǐng)用數(shù)目超過填寫數(shù)目，行政部除責(zé)成其重新填寫外，并向其部門經(jīng)理投訴及進行相關(guān)處罰。

十二、 會議管理

. 公司行政部統(tǒng)一管理會議制度，所有會議均須及時通知行政部,便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會議通知確認。

. 會議承辦人需提交會議時間、會議地點、所需準備等（見附表），便于行政部配合工作。會前由行政部派人做好會場布置及設(shè)備調(diào)試。

. 除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、立卷、存檔。

. 會議結(jié)束后由行政部派人清理會場，查收設(shè)備。

. 會議室使用費用按部門使用比例每季度攤銷一次。

十三、 車輛管理

、 公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動及主要業(yè)務(wù)活動使用，公司人員如要用車，請遵循以下管理條例：

、 公司車輛由行政部門負責(zé)管理，分別按車號設(shè)冊登記管理。

、 公司車輛的使用實行“派車單”制度。員工應(yīng)認真填寫“派車單”，交由所在部門一級部門經(jīng)理簽字。若有預(yù)計用車需要，應(yīng)提前—天向行政部門提交“派車單”申請。

、 “派車單”經(jīng)行政部匯總后，由行政部經(jīng)理負責(zé)車輛統(tǒng)一調(diào)度。

、 車輛使用完畢，使用人員、駕駛?cè)藛T須填寫“車輛使用實際情況記錄單”，交行政部備案。

、 行政部門每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報分管副總查核一次，以防浪費，如超過耗油標準時（指不正常）應(yīng)送請調(diào)整修理。

、 公司車輛內(nèi)部使用費用如下:

①市內(nèi)用車：普通轎車里程費.元/公里；面包車里程費元/公里。

等候計費：等候時間在半小時內(nèi)，免計費用，超過半小時部分，按.元/分鐘計費。

②長途用車：普通轎車里程費.元/公里；面包車里程費元/公里。

直接費用（如汽油費、過橋過路費、停車費等），由各用車部門自理。

③各部門車輛使用費每季度結(jié)算，并由部門經(jīng)理簽字確認后交財務(wù)部。

十四、設(shè)備維修流程

．報修人員先將報修信息反饋給各部門的設(shè)備管理員；

．部門設(shè)備管理員初步檢查后，填寫《設(shè)備報修單》（提供設(shè)備編號和故障現(xiàn)象），部門經(jīng)理批準后送交行政部；

．行政部設(shè)備管理員根據(jù)編號，聯(lián)系廠商，組織及時維修；

．通過暫借、調(diào)撥等方式，將暫時不用的設(shè)備給報修者使用；

．機器設(shè)備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報修者使用；

．涉及到的維修費用，由各部門承擔(dān)。

十五、電子屏使用規(guī)范

（一）原則

電子屏是公司對內(nèi)對外的信息傳遞載體。為更好的使用電子屏，做到使用主體合格，信息確認有效，發(fā)布時間合理等，特制定本使用規(guī)范。

一、 使用主體

、行政事業(yè)部享有電子屏的操作及管理權(quán)。

、行政事業(yè)部設(shè)專人負責(zé)電子屏的使用、維護、修理。

、電子屏責(zé)任人的職責(zé)包括：及時實施公司信息發(fā)布，制定信息發(fā)布時間表，制定信息更新計劃，電子屏信息發(fā)布的匯總整理，電子屏日常維護，電子屏故障排除，電子屏修理配合等。

、電子屏責(zé)任人對行政事業(yè)部經(jīng)理負責(zé)。

二、 發(fā)布內(nèi)容

、電子屏的發(fā)布內(nèi)容分為日常型信息和特別型信息。

、日常型信息內(nèi)容包含：公司宣傳介紹、公司新聞動態(tài)、業(yè)內(nèi)新聞動態(tài)。

、特別型信息內(nèi)容包含：各類通知、各類公告、各類賀詞及其他信息。

、日常型信息的搜集整理由行政事業(yè)部完成。

、特別型信息的搜集整理由行政事業(yè)部配合消息相關(guān)部門完成。

三、 發(fā)布時間

、電子屏的使用時間為每個工作日的上午：至下午：（有特殊情況的除外）。

、日常型信息發(fā)布時效：公司宣傳介紹每日小時，分—時段發(fā)布；公司新聞動態(tài)每日小時，分—時段發(fā)布；業(yè)內(nèi)新聞動態(tài)每日小時，分—時段發(fā)布。

、特別型信息發(fā)布時效由信息相關(guān)部門會同行政事業(yè)部核定：公告的發(fā)布時間一般為個工作日，每日小時，分個時段；通知的發(fā)布時間一般為個工作日，每日小時，分—個時段；活動賀詞的發(fā)布時間一般為活動開始前小時至后小時。

四、 發(fā)布信息確認

、電子屏發(fā)布的信息須經(jīng)有關(guān)人員的確認方可發(fā)布。

、日常型信息由行政事業(yè)部經(jīng)理確認。

、日常型信息的更新計劃由電子屏責(zé)任人擬定，報行政事業(yè)部經(jīng)理批準。

、特別型信息由出處單位的分管副總確認。

、特別型信息發(fā)布，須由出處單位填寫電子屏信息發(fā)布申請表（見附件），經(jīng)分管副總確認后交由行政事業(yè)部組織發(fā)布。

附表：行政部工作人員職能劃分表