董事長(zhǎng)辦公室秘書(shū)崗位職責(zé)及工作流程

工作內(nèi)容

工作要求

工作流程

一、 辦公室

內(nèi) 務(wù)

、辦公環(huán)境

明亮整潔

一塵不染

家具擺放整齊

辦公桌無(wú)文件累積

文件整齊規(guī)范

圖書(shū)排放整齊

、 每天準(zhǔn)時(shí)上班。

、 開(kāi)窗通風(fēng)。

、 清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺(tái)擦拭一次。

、 清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒(méi)有枯葉、雜草。

、 為董事長(zhǎng)備好茶水（董事長(zhǎng)到辦公室的同時(shí)）。

、 每天下班前清理辦公桌一次，關(guān)閉好門(mén)窗、電源等。

、 及時(shí)清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內(nèi)過(guò)夜。

、 每?jī)芍芪鼔m一次。

、文件管理

流程齊全

分類(lèi)合理

處理及時(shí)

管理規(guī)范

、 對(duì)所有文件先進(jìn)行識(shí)別，并分類(lèi)登記，再分別辦理。

、 外來(lái)紅頭文件：填寫(xiě)收文處理單，向周浦秘書(shū)辦索要收文編號(hào)，及時(shí)送批和傳遞發(fā)放，并留下記錄。

、 內(nèi)部紅頭文件：作好收文記錄并放置在待處理文件夾內(nèi)，便于董事長(zhǎng)看閱。

、 外來(lái)公函、通知及文字資料：及時(shí)送交董事長(zhǎng)閱示，根據(jù)董事長(zhǎng)批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)）。

、 內(nèi)部通知、報(bào)告：及時(shí)送交董事長(zhǎng)閱示，根據(jù)董事長(zhǎng)批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)）。

、 公司各部門(mén)（單位）送交董事長(zhǎng)簽字的，根據(jù)送交人的意見(jiàn)給予及時(shí)傳遞辦理。

、 重要的和緊急的文件，須提醒董事長(zhǎng)。

、 每天將送交董事長(zhǎng)批示、看閱的文件清理一次，并核對(duì)登記記錄。

、 根據(jù)文件積累的情況及時(shí)進(jìn)行存檔，并作好相應(yīng)記錄，便于查閱。

二、來(lái)賓接待

彬彬有禮

熱情接待

、 笑臉相迎，茶水相待。

、 詢(xún)問(wèn)來(lái)賓情況：來(lái)訪(fǎng)目的，有無(wú)預(yù)約及身份情況等。

、 索要名片。

、 及時(shí)向董事長(zhǎng)請(qǐng)示。

、 按董事長(zhǎng)意見(jiàn)引見(jiàn)，接待（按情況給予續(xù)茶水）。

、 根據(jù)客人來(lái)訪(fǎng)時(shí)間及職務(wù)等級(jí)，征詢(xún)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)后確定是否客餐、宴請(qǐng)。

三、會(huì)務(wù)服務(wù)

、 董事會(huì)

準(zhǔn)備充分

安排周全

接待周到

組織完善

、 會(huì)議議程的擬定。

、 確定與會(huì)人員。

、 會(huì)議通知起草和發(fā)送。

、 會(huì)議文件的準(zhǔn)備。

、 會(huì)議場(chǎng)所的確認(rèn)及會(huì)場(chǎng)布置。

、 會(huì)議簽到及記錄。

、 與會(huì)人員的接待工作。

、 工作會(huì)

、 檢查會(huì)場(chǎng)環(huán)境是否干凈整潔。

、 檢查會(huì)議通知是否到位。

、 檢查會(huì)議文件準(zhǔn)備是否齊備。

、 會(huì)議人員的接待。

、 會(huì)議期間的服務(wù)。